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Dokumenten‑Management in der Logistik

Ein digitales Dokumenten‑Management ist das Rückgrat moderner Logistik: Statt Papierchaos hast Du alle Frachtpapiere, Lieferscheine und Rechnungen zentral und jederzeit verfügbar, was Fehler verringert und Prozesse beschleunigt. Die automatisierte Erfassung und Archivierung spart Zeit und Geld, weil manuelle Abläufe und Postversand entfallen. 

Wenn Du wissen möchtest, wie ein integriertes DMS in Deinem Unternehmen funktioniert, lass Dich von uns beraten und starte jetzt in die digitale Zukunft Deiner Logistik.

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Warum Dokumenten‑Management wichtig ist

Der Einstieg in unser Produkt ist dank unseres gut strukturierten und umfassenden Einführungsprozesses ein Kinderspiel.

Papierbasierte Abläufe machen Transporte langsam und fehleranfällig. In der digitalen Logistik hilft ein Dokumenten‑Management‑System (DMS) dabei, Dokumente zu erfassen, zu speichern und in Echtzeit bereitzustellen. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten verkürzen, Kosten reduzieren und die Zusammenarbeit verbessern. Studien zum Transportsektor zeigen, dass ein digitales DMS die Zeit für die Verwaltung von Dokumenten erheblich senkt, papiergebundene Prozesse überflüssig macht und das gesamte Team ortsunabhängig arbeiten lässt. 

Automatisierte Workflows beschleunigen zudem den Rechnungsprozess und unterstützen Dich dabei, offene Forderungen schneller zu realisieren. Neben Effizienzgewinnen erhöhen digitale Archive auch die Sicherheit: Sensible Fracht‑ und Kundendokumente werden geschützt abgelegt und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. Bei Katastrophen bietet ein elektronisches Archiv zudem eine zuverlässige Wiederherstellung.

Digitale Dokumente im Transport‑Management

Wir sind bestrebt, uns kontinuierlich zu verbessern, und veröffentlichen regelmäßig Updates und neue Funktionen auf der Grundlage von Nutzerfeedback und technologischen Fortschritten.

Viele moderne Transport‑Management‑Systeme (TMS) verfügen über eine integrierte DMS‑Komponente. Dadurch werden Frachtpapiere, Lieferscheine und Rechnungen direkt in den Arbeitsablauf eingebettet und können ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden. 

Ein TMS mit eingebettetem DMS reduziert Fehler, schafft Transparenz über den gesamten Prozess und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Partnern. Die folgenden Abschnitte stellen die Dokumenten‑Management‑Lösungen der gängigen TMS kurz vor – neutral und informativ.

CarLo: Dokumente digital im Blick

Beim TMS CarLo von Soloplan spielt das Dokumenten‑Management eine zentrale Rolle. Der Logistik‑Lexikon‑Eintrag des Herstellers definiert Dokumenten‑Management als das digitale Verwalten und Organisieren von Dokumenten und betont Vorteile wie geringere Fehlerquoten, Zeitersparnis und zentrale Datenablage. 
In einem DMS, das in das TMS integriert ist, können Frachtpapiere gescannt und digital archiviert werden; Dokumente werden automatisch als PDF erzeugt und per E‑Mail versendet, statt ausgedruckt zu werden. 

CarLo ermöglicht darüber hinaus die individuelle Gestaltung von Frachtpapieren und Rechnungen sowie den Versand über Schnittstellen. Die Verwendung von OCR‑Technologie vereinfacht das Erfassen und Zuordnen eingescannter Belege. 

Da das DMS nativ in CarLo integriert ist, greifen Disposition, Abrechnung und Archivierung nahtlos ineinander.

WinSped: Virtueller Aktenschrank für Speditionen

Das modulare WinSped der LIS GmbH enthält ebenfalls ein vollständig integriertes DMS. Die Herstellerbeschreibung bezeichnet das System als „virtuellen Aktenschrank“ und hebt hervor, dass alle digital archivierten Dokumente an jedem Arbeitsplatz per PDF‑Viewer abrufbar sind. Papierbelege werden über handelsübliche Scanner eingelesen, mit Schlagworten versehen und archiviert. 

WinSped unterstützt automatische Verschlagwortung für aus dem System erzeugte Dokumente sowie Batch‑Erfassung von barcodierten Dokumenten. Eine separate Datenbank speichert das Archiv, E‑Mails mitsamt Anhang lassen sich per Drag‑and‑Drop ablegen, und alle gängigen Office‑Dateitypen werden unterstützt. 

Durch die enge Verzahnung mit den anderen Modulen können Nutzer dokumentenbezogene Informationen – etwa Belege oder Rechnungen – direkt aus der Sendungsrecherche heraus anzeigen, drucken oder per E‑Mail versenden.

SIRUM Logistics Suite: Modulares DMS als Add‑on

Die SIRUM Logistics Suite bietet ein webbasiertes, modular aufgebautes TMS. Sie lässt sich durch verschiedene Add‑ons erweitern, unter anderem um ein Dokumenten‑Management. Laut Anbieterseite werden damit alle wichtigen Dokumente zentral verwaltet; eine Rechte‑ und Rollenverwaltung sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben. Die Suite wird als Private‑Cloud‑Lösung betrieben, sodass Dokumente jederzeit über das Internet abrufbar sind. Da die Module skalierbar sind, wächst das DMS mit den Anforderungen mit. Durch die tiefe Integration in das TMS lassen sich Auftragsdokumente automatisch erzeugen, archivieren und bei Bedarf über Schnittstellen an Kundenportale oder andere Systeme übergeben. Dieser Ansatz ermöglicht Dir, Prozesse digital abzuwickeln und gleichzeitig die Kontrolle über Berechtigungen zu behalten.

CargoSuite (Anaxco): Dokumenten‑Management im Microsoft‑Ökosystem

Die cloudbasierte CargoSuite von Anaxco basiert auf Microsoft Dynamics 365 und vernetzt sämtliche Logistikprozesse über eine zentrale Plattform. In dieser Umgebung orchestriert die Suite verbundene Systeme wie Telematik, Abrechnung und Dokumenten‑Management. Microsoft beschreibt die CargoSuite als cloudbasiertes TMS, das standardisierte, webservice‑basierte Schnittstellen zu Archivsystemen bietet.

Dadurch können Dokumente revisionssicher archiviert und über Berechtigungsmechanismen von überall aus abgerufen werden. Dank der Integration in das Dynamics‑365‑Ökosystem lassen sich Dokumente nahtlos in andere Geschäftsprozesse einbinden; beispielsweise können Liefernachweise direkt mit Buchhaltungsdaten verknüpft werden. Die Azure‑Cloud sorgt dabei für sichere, verschlüsselte Speicherung.

Fazit und Beratung

Digitale Dokumenten‑Management‑Systeme sind unverzichtbar, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Datenqualität zu sichern. In modernen TMS verknüpfen integrierte DMS‑Module Frachtpapiere automatisch mit Disposition, Abrechnung und Reporting. Wenn Du Hilfe bei der Auswahl oder Anbindung eines DMS benötigst, unterstützen wir Dich gerne persönlich.

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